Digitalisierung – muss das sein?

Auf diese Frage wird es von allen Seiten schallen: „Na klar!“, „Niemand kommt daran vorbei!“, „Wer nicht mitmacht, ist abgehängt“! Ach, wirklich? Ok, der digitale Wandel schreitet voran. Das ist nicht zu leugnen und auch nicht aufzuhalten. Warum auch? Zweifelsfrei bringt er auch viele Chancen mit sich. Dennoch verkommt Digitalisierung vielerorts zum Imperativ: Du musst digitalisieren!

Privat nutzen Menschen so viele digitale Geräte so oft und so lange wie möglich. Sie vergessen dabei, ihr Kind, ihre Partnerin oder ihren Partner anzuschauen. Im Geschäftsleben sieht es nicht anders aus: Unternehmen führen neue IT-Systeme ein und versprechen sich davon sofortige Effizienz. Diejenigen, die es angeht, nehmen sie nicht mit: ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Und vor allem bleibt die wichtigste aller Fragen auf der Strecke: Was ergibt Sinn und was nicht? Es gibt keinen grundsätzlichen Zwang zu digitalisieren – weder privat noch geschäftlich. Gut ist, was hilft. Keine Sorge, die Lösung wird noch oft genug „Digitalisieren!“ lauten.

Wie also kann es sinnvoll laufen? Im geschäftlichen Umfeld geht es vor allem darum, diese klassischen Fehler zu vermeiden:

  • Der Prozess startet, ohne die Mitarbeiter mit einzubeziehen.
  • Der Blick richtet sich zu sehr auf Teilbereiche und beachtet das „große Ganze“ zu wenig.
  • Schlechte analoge Prozesse werden digitalisiert und dadurch keineswegs nicht besser.
  • Die Einführung eines neuen IT-Systems wird nur als IT-Projekt und nicht als Veränderungsprozess verstanden …
  • … und daher auch kommunikativ nicht ausreichend begleitet.
  • Wenn die Neuerungen doch als Change-Prozess verstanden werden, unterschätzen die Verantwortlichen den Widerstand, die Dauer und den Aufwand oft erheblich.

Daraus ergeben sich einige Grundsätze:

1. Erst denken, dann handeln

Der bewährte Grundsatz hat keinerlei Gültigkeit verloren. Im Zuge von digitalen Projekten bedeutet er: Zunächst die Gesamtorganisation mit ihren Aufgaben neu betrachten. Möglicherweise sind die Strukturen, etwa die Abteilungen, nicht mehr zeitgemäß, um die Wünsche der Kunden optimal zu erfüllen – und darum geht es!

Wer sich mit den Chancen der Digitalisierung auseinandersetzen will, analysiert also die Gesamtstruktur des Unternehmens und legt fest, welche Prozesse sinnvoll sind, wie sie miteinander zusammenhängen und wie genau sie verlaufen sollen. Stellt sich heraus, dass vorhandene analoge Prozesse beibehalten werden, gilt: überprüfen und verbessern. Erst dann sollten die Verantwortlichen entscheiden, welcher Prozess sich dazu eignet, digitalisiert zu werden.

Vielleicht merkt man bei der Analyse, dass ein bestimmter analoger Prozess hervorragend funktioniert. Was also soll es bringen, ihn krampfhaft zu digitalisieren? Nur, weil es die anderen auch tun? Vielleicht haben Sie sogar ein Alleinstellungsmerkmal – etwa, wenn Sie an einer Stelle der Prozesskette noch persönlich mit Ihren Kunden sprechen, anstatt E-Mails zu schreiben. Und bei der Digitalisierung von Prozessschritten ist es immer wieder wichtig, die gesamte Wertschöpfungskette im Auge zu behalten. So verhindern Sie auch, dass viele kleine Teillösungen entstehen, die sich schlecht zusammenfügen. Häufig ist ein integriertes System die bessere Wahl.

2. Keine Veränderung ohne Widerstand

Digitalisierungsprojekte gehen meist von Führungskräften aus. Haben sie erkannt, wo und wie das Unternehmen davon profitieren kann, erwarten sie meist auch Begeisterung von ihren Mitarbeitern. Reagieren diese verhalten, sind die Initiatoren oft enttäuscht. Sie sollten sich jedoch klarmachen, dass die Skepsis gute Gründe hat: Veränderungen erfordern viel Energie. Es ist daher eine natürliche und sinnvolle Reaktion, den Nutzen zu hinterfragen.

Die Mitarbeiter werden dies umso mehr tun, je später sie von den Neuerungen erfahren. Wer glaubt, dass die Kolleginnen und Kollegen nicht ausreichend verstehen, worum es geht, wird auf starken Widerstand stoßen. Es ist daher sehr hilfreich, die Mitarbeiter frühzeitig zu ermutigen, ihre Anregungen und Ideen einzubringen. Da sie selbst ihren Nutzen formulieren, werden die Lösungen um besser, es ist mit weniger Widerstand zu rechnen und es gibt später nicht ganz so viel zu erklären.

3. Kommunikation wirkt keine Wunder

Zu erklären gibt es ohnehin noch genug! Digitalisierungsprojekte sind in vielen Fällen komplexe Change-Projekte und müssen sorgfältig kommunikativ begleitet werden. Oberste Priorität hat, den Nutzen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu belegen. Wenn dies gelingt und die digitalen Neuerungen beschlossen sind, bleiben immer noch viele Fragen offen: Was wird wann und wie umgesetzt? Alle Schritte – von der ersten Idee bis zu Abschluss und Evaluierung – sind mit strategischer Kommunikation zu begleiten. Wichtig hierbei: Nutzen Sie interaktive Formate. Die Rückmeldungen der Mitarbeiter geben Aufschluss über Lücken, die noch zu schließen sind.

4. Quick Wins sind möglich, aber selten

Schnell ist oft nicht gut. Wer sein Unternehmen digital nach vorne bringen will, muss sich in Geduld üben. Fast immer dauern Konzeption und Umsetzung länger als geplant. Zeit für Rückschläge, die völlig normal sind, ist oft nicht vorgesehen. Und vor allem: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen die neuen Lösungen verstehen und anwenden, ohne das operative Geschäft zu vernachlässigen. Das ist eine enorme Herausforderung. Zusammenfassend lässt sich festhalten: Sinnvoll planen, sorgfältig kommunizieren und einen langen Atem haben – dann kann Digitalisierung wirklich Spaß machen!

Über den Autor

Bea Maisch

Die studierte Sprachwissenschaftlerin steuert als Projektmanagerin und Konzeptionerin Abläufe in der Agentur, entwickelt Prozesse und Maßnahmen. Ihre Schwerpunkte sind nachhaltige Kommunikationskonzepte, Employer Branding und Fachveranstaltungen. Für die Kollegen bei Mainblick ist die Yoga-Lehrerin zudem ein sehr geschätzter Ruhepol und eine diplomatische Vermittlerin in hektischen Zeiten.